Depuis que les entreprises ont pris conscience des possibilités d’externalisation de leurs tâches chronophages, le télésecrétariat s’est de plus en plus popularisé au fil des années. Pour les entrepreneurs, cela représente un véritable soulagement au niveau de leur emploi du temps surtout lorsqu’ils ont des multiples projets à gérer simultanément.
D’ailleurs, les tâches du secrétariat requièrent une certaine expertise et des connaissances spécifiques en administration. C’est pourquoi nous recrutons nos meilleurs effectifs en sélectionnant uniquement les candidats aux meilleurs profils.
Dans nos centres d’appels à Madagascar, nous mettons à disposition de nos collaborateurs, notre équipe avec nos meilleurs talents en télésecrétariat. Focus sur ce métier dont l’aide est salutaire aux entreprises.
En quoi consiste la solution du télésecrétariat?
Le télésecrétariat, aussi connu comme le secrétariat à distance, implique l’externalisation des tâches relatives au département de secrétariat d’une entreprise. Que ce soit au sein de nos centres d’appels ou en freelance, nos télésecrétaires disposent des compétences pour effectuer les tâches administratives ainsi que la gestion du standard téléphonique.
Basés à la Grande Île, nos call centers fournissent des secrétaires à distance pour collaborer avec les secrétaires de bureau de nos donneurs d’ordre. Toujours sur le territoire malgache, vous pourrez aussi retrouver l’agence Nosycom dont la mission principale est de mettre en relation les télésecrétaires malgaches aux entreprises.
L’aide administrative que représente nos télésecrétaires
Bien entendu, recourir à une secrétaire à distance n’implique pas forcément de remplacer la secrétaire interne. Il s’agit plutôt d’étendre les plages horaires du standard téléphonique et d’alléger la charge de travail pour la secrétaire interne.
Parmi les différentes tâches que nous proposons, les plus prisées sont:
La gestion du standard téléphonique, réceptionner les appels entrants
En général, une secrétaire en interne travaille uniquement durant les heures d’ouverture des locaux de l’entreprise. Toutefois, nous sommes à une ère où il est important de ne manquer aucun appel. Nos télésecrétaires se relaient entre elles pour gérer les appels entrants même en dehors des heures d’ouverture ou en cas d’absence.
La gestion d’agenda, la prise de messages et de rendez-vous
Au fil des conversations téléphoniques, nos secrétaires ont pour mission d’assurer la gestion des rendez-vous dans l’agenda de l’entreprise. Ce qu signifie que nos donneurs d’ordre n’ont plus à se soucier du classement des rendez-vous ainsi que pour la prise de message au téléphone.
La saisie des données et le classement des dossiers
Maintenant que la data a pris encore de l’ampleur, il est important de se mettre à la page. Pour les entreprises disposant d’une base de connaissance, nos télésecrétaires se chargent d’y insérer des informations pour la garder à jour. Ce qui élimine donc encore une tâche chronophage.
La retranscription audio : rédiger des comptes-rendus, factures, devis, etc
Pour faire preuve de plus de transparence entre collaborateurs, il est important de faciliter la transmission d’informations et d’idées. Cela favorise non seulement la prise de décision mais permet également de gagner du temps lors des réunions. Grâce à nos secrétaires, nos donneurs d’ordre n’ont plus à s’occuper de produire des comptes-rendus pour récapituler les sujets abordés lors des précédentes réunions.
Nous formons nos télésecrétaires à la rédaction de comptes-rendus ainsi que des devis et factures selon des formats légaux. Pour faciliter et assurer la qualité de ces documents, nous utilisons des logiciels ultra-performants.
Les secteurs d’activités où le télésecrétariat est le plus populaire
La plupart des télésecrétaires que nous recrutons disposent d’années d’expérience en secrétariat de bureau. Elles sont donc compétentes à travailler auprès de donneurs d’ordre de différents secteurs d’activité.
Parmi les secteurs les plus prisés pour l’externalisation du secrétariat, nous retrouvons notamment:
- Le médical ainsi que le paramédical, impliquant la gestion d’appels d’urgence ou simplement la prise de rendez-vous pour les consultations en cabinet
- Le juridique
- La construction
- Le commercial
- L’immobilier
- L’industrie pharmaceutique
Nous avons donc au sein de nos équipes les effectifs aux profils correspondant aux différents secteur d’activité.
Pourquoi recourir au télésecrétariat?
Si l’externalisation de votre département de secrétariat vous intéresse, voici quelques raisons de vous convaincre davantage:
La rapidité de service, malgré la distance
Ce qui garantit donc une collaboration fluide entre nos télésecrétaires et votre secrétaire de bureau. Dans l’éventualité d’absences et de congés, nous prenons la responsabilité de trouver un remplaçant dans l’immédiat.
Un boost pour l’image de votre entreprise
En assurant la permanence téléphonique de votre standard, nos télésecrétaires se feront un plaisir de réceptionner chaque appel de façon personnalisée et avec professionnalisme. Votre disponibilité sera encore plus appréciée, ce qui contribuera positivement à votre relation client.
L’optimisation de vos coûts
Nos solutions de télésecrétariat sont payables selon un tarif sur mesure. Ce qui élimine donc des frais supplémentaires comme les charges sociales à payer. Mais encore, vos n’aurez à fournir aucun équipement informatique et téléphonique puisque nous nous occupons de l’encadrement et de l’environnement de nos équipes.
De plus, nous prenons également en charge de dispenser des sessions de formation pour améliorer la performance de nos effectifs. Ce qui assurera la qualité de nos prestations.
Préparez-vous à vous lancer avec Call center madagascar
Convaincu ou presque ? Besoin de plus de détails ? Contactez-nous. Quel que soit votre opération, nous vous trouverons le prestataire le plus adapté à vos besoins. Nous sommes conscient que de faire confiance à un prestataire requiert de la réflexion et de la préparation. Préparez votre cahier de charge et nous vous épaulerons dans vos démarches pour trouver chaussure à votre pied. Alors dès que vous vous sentez près, appelez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez nous directement sur notre site internet.
