Le télé-secrétariat est un métier à part entière. A l’instar de la secrétaire, ce métier a évolué malgré le stéréotype le catégorisant comme un métier réservé aux femmes. De nos jours, il est exercé et par les hommes et par les femmes. Avec l’avènement de l’internet, le télé-secrétariat a connu une réelle expansion. Grâce à l’internet et aux nouvelles logiciels de communication et d’organisation à distance, le télé-secrétariat offre des avantages telle qu’une flexibilité en termes d’horaires et de localisation.
Tout comme les autres métiers impliquant une communication directe avec les clients, certaines qualités sont indispensables chez les télésecrétaires. Parmi ces qualités nous retrouvons le sens de l’accueil, l’empathie, l’organisation et surtout la discrétion.
Voici pour vous 4 qualités indispensables à trouver chez votre télésecrétaire.
1) L’accueil est le premier pas vers une bonne relation client
L’accueil est une condition sine qua non pour connaître le succès dans ce métier à distance. Le ou la télésecrétaire représente l’entreprise ou le particulier qui l’emploie. C’est souvent elle qui établit le premier contact avec les clients et/ou collaborateur. De ce fait, le ou la télésecrétaire doit faire bonne impression et donner une bonne image.
Souvent, les télésecrétaires sont sollicités par des médecins, des avocats ou des cabinets spécialisés. Ces derniers travaillent généralement seuls ou à 2 ou 3. Ils ne cherchent pas à employer un grand nombre de ressources humaines. D’ailleurs ils n’ont nullement besoins de ce service au quotidien.
Par conséquent, être chaleureux et souriant est primordial lorsque le ou la télésecrétaire le téléphone. Cela donnera envie à l’interlocuteur de continuer la communication, établissant ainsi une bonne relation entre les deux parties. En choisissant d’embaucher un ou une télésecrétaire à Madagascar, vous bénéficierez de leur accueil chaleureux et de leur gentillesse. Ces qualités sont innées chez la population malgache. Ils sont réputés cela et ont les atouts nécessaires pour exercer dans ce métier.
2) L’empathie un essentiel
Autre qualité essentiel : l’empathie. C’est une qualité requise particulièrement pour le ou la télésecrétaire opérant pour un cabinet médical ou pour un cabinet de légiste. Ce n’est pas avec la gaité de cœur qu’une personne vient chez le médecin ou l’avocat. Ils prennent contact avec un médecin ou un avocat avec tous leurs états d’âmes espérant trouver aide et réconfort.
C’est pourquoi, il faut savoir être à l’écoute et montrer de l’empathie face aux difficultés des appelants. Toutefois, il est important de ne pas trop en faire et de rester professionnel. Pour ce faire, il faut partager avec eux, demander de leurs nouvelles, leur souhaiter un bon rétablissement, leur rassurer avec un ton calme. Ne pas parler trop vite avec les personnes âgées car ce sont eux les clients majoritaires des médecins.
3) La nécessité d’une bonne organisation
Dans la plupart des cas, le télé-secrétariat est exercé en centres d’appels ou centres de contact. De cette façon ceux sollicitant de tels services ont l’assurance d’avoir un suivi régulier et des ressources humaines de qualité et en prime déjà formées. Le télé-secrétariat requiert une bonne organisation ainsi que la maîtrise des logiciels.
Le télé-secrétariat est aussi un métier administratif. Savoir informer les clients, prendre des rendez-vous, transférer et émettre des appels, noter, rédiger et transcrire, traiter les urgences avec délicatesse. Tout ceci avec aisance et rapidité car la télésecrétaire se doit d’être rigoureuse et régulière. Elle doit pouvoir anticiper et organiser l’emploi du temps de son client. C’est particulièrement délicat lors que la télésecrétaire n’est embauchée que pour deux ou trois jours par semaine. Une bonne connaissance des logiciels est importante pour l’organisation de son travail.
Si la télésecrétaire opère en indépendante, elle doit avoir ses propres logiciels mais doit aussi pouvoir s’adapter en fonction de ceux qu’utilise son client. Par contre, si le travail se fit au travers d’un centre d’appels, c’est le centre d’appels qui fournit tout le nécessaire. Les maintenances et les mises à jour sont donc prises en charge.
4) Une télésecrétaire doit se montrer discrète
Comme l’indique l’étymologie du mot « secrétaire », le télé-secrétariat demande de la confidentialité et de la discrétion. Parce que la télésecrétaire traite les informations délicates et confidentielles, il est crucial de s’assurer que ces informations ne soient pas divulguées. Un manque de ce côté peut être fatal à toutes les parties concernées que ce soient le client, l’employeur, le centre d’appels ou la télésecrétaire. Un climat de confiance doit être instauré de tous les côtés. Ainsi une meilleure collaboration pourra être établie.
L’avantage d’externaliser ce service sur la Grande Ile est que déjà la télésecrétaire est située loin de votre entreprise. Un grand nombre de centres d’appels proposent ce service à Madagascar, réduisant ainsi les chances que vous soyez servi par le même prestataire qu’un compétiteur.
Trouvez votre télésecrétaire à Madagascar
Le métier de télésecrétaire prend plus d’ampleur sur la Grande Ile. Cette poussée vers les services de l’externalisation est due à la vitesse de la connexion internet qui s’est nettement améliorer. Le faible décalage horaire avec l’Europe comporte un réel avantage en termes de flexibilité. De plus, c’est assez facile de trouver une télésecrétaire maîtrisant la langue française puis que la colonisation a laissé une part de culture française encore bien vivante chez les malgaches.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations. Vous pouvez nous écrire directement sur notre site internet ou encore nous appeler au 09 70 71 83 00. Nous vous guiderons vers le meilleur prestataire à Madagascar.
