Centres De Contacts : Gérer Efficacement Les Mails Engendre La Satisfaction Client

De nombreuses entreprises ont plein de mails à gérer et pour accomplir cette tâche, les centres de contacts sont de bons alliés.

Gérer efficacement des e-mails, c’est ce à quoi tendent les entreprises. Cependant, certaines d’entre elles ne peuvent pas s’en charger en interne. C’est pour cette raison qu’elles recherchent des collaborateurs externes afin de s’occuper du courrier électronique.

En effet, il faut être conscient que les délais de réponse par e-mail sont inférieurs aux attentes des consommateurs. Cela signifie qu’en général, lorsqu’un client envoie une requête par voie électronique, il s’attend à ce qu’on lui réponde dans les deux heures qui suivent. Or, ce n’est pas toujours le cas. C’est ainsi que les centres de contacts peuvent changer la donne pour assurer la satisfaction des consommateurs. Conséquemment, avec une équipe dédiée à cette tâche, ce sera avantageux de bien des façons. Alors, faisons un tour d’horizon au cœur de ces centres spécialisés. Nous y recueillerons quelques astuces favorisant la bonne gestion des emails.

Gérer les emails dans les centres de contacts grâce à des solutions intelligentes

Donc, dans les centres externalisés, le traitement du courrier électronique fait partie de leur stratégie multicanale. Ces prestataires s’engagent à respecter la qualité de service à pourvoir à la clientèle du donneur d’ordre. Cela implique l’utilisation d’outils d’automatisation de messagerie qui peuvent simplifier les envois de mails répétitifs.

Si une firme reçoit plus de 300 demandes de clients entrantes par jour, en l’occurrence, elle peut avoir recours à ce type de système de gestion automatique. Le classement automatique des emails entrants peut aussi servir à simplifier les tâches des agents chargés de la gestion du courrier électronique. Pour ce faire, une analyse de texte en intelligence artificielle peut être intégrée au système.

Il y a également des modules de texte prédictifs visant à assurer la qualité du service fournie par les agents. Cela servira également à garantir que les délais requis pour fournir les réponses sont respectés.

En somme, les centres de contacts sous-traitant les emails sont tenus de surveiller et d’optimiser les performances de la messagerie. De ce fait, les CRM ne sont pas en reste, bien évidemment, car ils aident à retracer les historiques d’achats, de comportement du client ou même des précédentes conversations.

Les agents traitants les mails doivent être réactifs et efficaces

Les conseillers peuvent, par exemple, s’assurer que tous les mails sont traités et qu’il n’y en a pas qui sont restés sans réponses. Dans cette optique, ils doivent comprendre que le client a pris le temps d’envoyer un courrier électronique. De ce fait, des réponses sont attendues rapidement. Les gérants de ces sociétés, la plupart du temps en offshore, doivent utiliser la messagerie comme un moyen efficace de guider vos clients tout au long de leur parcours. Pour ce faire, il faut leur répondre et évidemment, résoudre au mieux leurs problèmes. En cas de manque d’efficacité à ce niveau, cela pourrait éventuellement engendrer de la frustration.

Les agents dans les centres de contacts spécialisés doivent être compétents afin de se charger correctement de cette tâche. Alors, des évaluations en continu doivent avoir lieu régulièrement pour déceler les failles et les combler. Sur cette même lancée, il faut encourager les méthodes qui marchent et que les agents maîtrisent parfaitement.

La satisfaction client est l’objectif ultime des centres de contacts

Certes, on note que désormais, les clients sont de plus en plus exigeants sur la qualité du service qu’ils reçoivent. Ils s’attendent à ce que leur parcours soit personnalisé et de ce fait, les agents peuvent subir à une pression accrue. Il faut donc faire du courrier électronique un canal privilégié visant à les satisfaire en tout point.

Informations supplémentaires :

Les centres de contacts misant sur l’efficacité du service client via la gestion des emails efficacement émergent de plus en plus. On note que dans des pays comme Madagascar, ces services ne manquent pas. De ce fait, si vous êtes en quête de prestataires qui utilisent les outils adéquats pour l’optimisation de la relation client, nous pouvons vous mettre en contact avec les meilleurs dans le domaine. Pour ce faire, n’hésitez pas à nous appeler au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site Internet.

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