Désormais, on note que les métiers comme artisan, entrepreneur ou encore médecin demandent de plus en plus d’implication. Cela signifie que le temps est un facteur clé qu’il est important de mettre à profit. Or, ce n’est malheureusement pas toujours possible lorsque la paperasserie s’accumule. C’est pour cette raison qu’une aide extérieure est requise afin de gérer les tâches administratives qui bouffent le temps. Pour le médecin, par exemple, une fois la décision de déléguer cette partie de ses activités prise, il peut opter pour le télésecrétariat. Comme ce métier gagne graduellement en importance, faisons un petit tour d’horizon afin de le découvrir.
C’est quoi le télésecrétariat ?
Alors, c’est vrai que la demande de télésecrétariat est grande. C’est pour cette raison que ce métier est en pleine croissance. Pour les entreprises, cela implique de solliciter les services de secrétaires à distance. Cette option est avantageuse de bien des manières et nous reviendrons sur cet aspect un peu plus loin. En somme, cela implique que la partie administrative de la société sera confiée à un centre de contact spécialisé. D’autres télésecrétaires peuvent travailler à domicile à leur propre compte.
Ainsi, pour reprendre l’exemple du médecin, la collaboration avec le prestataire signifie que le secrétariat du cabinet lui sera confié. Bien entendu, vous l’aurez compris, toutes les missions se feront à distance.
Quelles sont les diverses tâches à entreprendre dans le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat est certes une solution pour de nombreuses entreprises. Cependant, afin de savoir comment une télésecrétaire peut les dépanner, voici une liste de leurs tâches :
- Pour commencer, il y a l’accueil téléphonique. Pour la secrétaire à distance, il est important de fournir une prestation de qualité à ce niveau. À noter que le premier contact avec le client doit être parfait. C’est fondamental afin de donner une bonne image de la société.
- Afin de bien recevoir les clients ainsi que les prospects, un accueil commercial est requis. Là encore, le télésecrétariat est utile afin de fournir les bons renseignements sur les services et produits de la firme.
- Ensuite, les agendas à gérer demandent du temps, ce que les entrepreneurs ou praticiens n’ont pas forcément. Justement, c’est un domaine dans lequel excelle le télésecrétariat. Il vise à gérer le planning des clients avec efficacité.
- Lorsque les dossiers et diverses paperasses administratives s’accumulent, le service de secrétariat à distance est une bouée de secours. C’est un moyen pour l’entrepreneur de souffler puisqu’il se libère de ces tâches.
Ainsi, la plupart du temps, opter pour une secrétaire à distance sert à assurer la permanence téléphonique. Cela implique aussi que la relation client sera bien gérée. Dans les centres d’appels ou alors à son domicile, la télésecrétaire vous proposera donc les meilleures prestations.
La secrétaire à distance doit-elle avoir des compétences précises ?
Effectivement, n’est pas télésecrétaire qui veut ! Il faut être qualifié dans plusieurs domaines comme le fait d’avoir une aisance relationnelle. Pour ce faire, une bonne maîtrise de la langue utilisée à l’oral comme à l’écrit est requise. Cela lui permettra notamment d’avoir le contact facile. Pour ce qui est de ses échanges avec les clients, il lui faut être courtoise tout en restant ferme.
Une bonne organisation, de la discrétion, sans oublier la patience pour savoir gérer les appels, fera aussi partie de ses atouts. L’aspect qui joue aussi un rôle de grande importance est une disponibilité 24/7. Cependant, cela dépendra des besoins de la firme. Conséquemment, la secrétaire à distance peut travailler quelques heures, des semaines ou plusieurs mois.
Ensuite, le maniement des outils informatiques est un must, tout en utilisant une méthodologie qui lui est propre.
Secrétariat à distance : les avantages de la délocalisation
Opter pour le télésecrétariat en externe est avantageux puisque cela pallie le manque de personnel qualifié pour s’atteler aux tâches administratives.
Ainsi, en optant pour la sous-traitance des tâches liées au secrétariat, les firmes bénéficient d’un service adapté. Le travail est effectué en respectant leurs rythmes de travail. C’est donc un gain de temps et les donneurs d’ordre peuvent se recentrer sur leur activité prioritaire. Ils sont, par exemple, en mesure de se consacrer pleinement à leur clientèle.
Ainsi, dans le concret, l’appel d’un client est transféré vers un centre de contact ou à une télésecrétaire qui représentera l’entreprise. Pour ce qui est des bénéfices, eh bien, c’est plus lucratif de collaborer avec une télésecrétaire plutôt qu’une secrétaire médicale physique. Il n’y a aucune charge sociale, pas de contrat ni de frais relatifs aux matériels de bureau.
Dans le cas du médecin, en l’occurrence, il pourra se consacrer pleinement à sa clientèle. En effet, comme ses tâches administratives sont prises en charge efficacement, il n’aura pas à faire les appels lui-même. Cela lui laissera plus de temps pour prendre soin de ses patients.
Avec une personne en contact permanent avec les clients, le taux de fidélisation de ces derniers va grimper. Eh oui, l’accueil chaleureux et rapide n’est pas pour leur déplaire.
Des informations supplémentaires sur le télésecrétariat
Ainsi, afin d’optimiser les activités de votre entreprise, le télésecrétariat peut être la solution adéquate. Eh bien, sachez qu’à Madagascar, il vous est possible de trouver des sous-traitants qualifiés pour ce genre de missions. Ces derniers sont prêts à se charger de vos projets, alors n’hésitez pas à nous appeler au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site Internet. Nous vous mettrons en contact avec les meilleurs prestataires du pays.
